A importância da Gestão do Tempo

PCI
29 de mai. de 2019
3 min de leitura

Atualizado: 17 de jun. de 2019

O processo de organizar e planejar como o tempo deve ser dividido entre as diversas atividades de uma rotina é imprescindível. Fazer uma boa gestão do tempo significa fazer o uso correto do tempo que se tem, tornando-se eficiente e fazendo mais em menos tempo.

O site treasy.com.br fez uma lista de vantagens da gestão do tempo, são elas:

Menos estresse. Gerenciar seu tempo reduz diretamente os níveis de estresse;
Menos surpresas. Com a Gestão do Tempo aquela história de ser pego de surpresa por um deadline apertado não vai acontecer (ou pelo menos reduzir drasticamente as chances);
Mais tarefas executadas. Claro que aumentar a produtividade é um dos principais objetivos do Gerenciamento do Tempo. Quando se está ciente do que precisa ser feito é muito mais fácil gerenciar suas to-do tasks. Assim será possível que cada tarefa seja executada em seu tempo certo;
Menos tempo perdido. Quando você sabe exatamente o que deve ser feito, menos é gasto em tempo ocioso. Ao invés de ficar imaginando o que deve ser feito em seguida, você pode se adiantar e já iniciar a próxima atividade;
Menos retrabalho. Ser organizado está diretamente ligado com menos retrabalho e menos erros. Imagine se, na correria, você esquece dos detalhes discutidos ou das instruções dadas? Isso com certeza irá levá-lo a um trabalho extra, não é mesmo?

Então... Qual é a importância de gerenciar o tempo?

Para o pai da administração moderna, Peter Drucker,

“O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.”

Ou seja, a gestão do tempo é o pontapé inicial para alcançar os objetivos traçados. Adotar essa ação pode trazer uma série de benefícios tanto na vida pessoal, como na vida profissional, são eles:

Torna cada pessoa pontual e disciplinada com suas tarefas;
Começa a gerar resultados efetivos;
Traz confiança para o dia a dia de trabalho;
Conseguem alcançar suas metas mais rápido e com consistência;
Aumenta o nível de produtividade;
Diminui a carga de stress e ansiedade.

Na vida profissional, o gerenciamento do tempo se torna ainda mais importante, pois existem diversas demandas, que precisam ser atendidas dentro do prazo.

Como fazer a gestão do tempo?

Para realizar essa gestão do tempo com sucesso, é preciso encontrar o processo ideal para cada pessoa. Com a vivência, as pessoas começam a se conhecer, suas facilidades, dificuldades e até “atalhos” no trabalho realizado, ou seja, os métodos que funcionam com mais eficiência. Conhecendo como cada indivíduo funciona melhor, é possível traçar estratégias eficientes que trarão resultados.

Um bom gerenciamento do tempo começa definindo quais são as atividades que exigem mais urgência, para conseguir priorizar determinada tarefa. Saber qual trabalho deve ser feito mais cedo e o que pode ser feito um pouco mais tarde é o primeiro passo para trabalhar bem essa ferramenta. Como gestão do tempo é uma pedra no sapato de muita gente, existem diversos métodos e técnicas que auxiliam na organização das atividades.

Existem 2 técnicas muito simples e eficientes para serem aplicadas tanto por empresas, tanto por pessoas físicas:

Método GTD

O método Getting Things Done é popularmente chamado de GTD e o seu propósito é fazer as coisas acontecerem por meio do foco em objetivos. Tudo o que possa impedir a execução de uma atividade deve ser eliminado.

O GTD segue cinco etapas que são:

Coletar > Processar > Organizar > Executar > Rever

Seguindo essa lógica é possível aumentar a produtividade!

Matriz GUT

A matriz GUT é baseada em três aspectos: Gravidade, Urgência e Tendência. Sua aplicação consiste em atribuir notas de 1 a 5 para cada uma das demandas e começar a execução a partir das notas mais altas. Os critérios para classificação das demandas e gestão do tempo são os seguintes:

Gravidade

1 – Sem gravidade;

2 – Pouco grave;

3 – Grave;

4 – Muito grave;

5 – Extremamente grave;

Urgência

1 – Pode esperar;

2 – Pouco urgente;

3 – Resolver rapidamente;

4 – É urgente;

5 – Ação Imediata;